04.02.2016
Регистрация корреспонденции на компьютере
имеет ряд несомненных преимуществ по сравнению с обычными неэлектронными журналами. Вот только несколько из них, существенно упрощающих регистрацию документов и повышающие эффективность ведения внутреннего делопроизводства компании.
1. Единая справочная система. Сформированные первоначально справочники (сотрудников, видов корреспонденции, адресатов, и др.) позволяют эффективно использовать их в дальнейшем: исключают неоднозначную трактовку одинаковых значений, используются при поиске и отборе документов по определенным признакам (документы на конкретного исполнителя, по видам корреспонденции, по номенклатуре дел и др.), используются в итоговой отчетности по делопроизводству.
2. Входящие и исходящие документы
(корреспонденция) находится в единой картотеке, в отличие от разных бумажных журналов при обычной регистрации. Эта картотека может иметь неограниченный (по сравнению с обычными журналами) размер и хранить в себе документы за всю историю компании. Это позволяет оперативно находить нужные документы в электронном архиве.
3. Возможность хранения в электронной картотеке корреспонденции
копий бумажных документов (сканированных, электронных файлов, подписанных ЭЦП (электронной подписью). При коллективном использовании такого электронного журнала корреспонденции (в компьютерной сети компании) каждый сотрудник в соответствии со своим уровнем доступа (ролью) может иметь мгновенный доступ к нужному зарегистрированному входящему/исходящему документу, а также его электронной копии. При использовании ЭЦП внутри компании существует возможность отказа от обычных бумажных носителей, что существенно снижает финансовые расходы.
4. Контроль за исполнением входящих документов
. Эффективность по сравнению с обычным журналом также очевидна. Это скорость отбора документов, находящихся на контроле, возможность осуществления не только текущего контроля, но и предварительного (будущих периодов). Подробно о контроле за исполнением входящей корреспонденции
5. Печать выходных документов: реестров зарегистрированной входящей/исходящей корреспонденции, реестров документов, находящихся на контроле (имеющих сроки исполнения), резолюции документа, регистрационной карточки, сведений о движении документа. Во всех случаях при печати документов используются готовые шаблоны. Это позволяет в автоматическом режиме за секунды получать готовые документы.
Приведенные преимущества электронных журналов по сравнению с бумажными далеко не полные.
Целью данной статьи является познакомить читателя с возможностями программы АС "" при регистрации входящих/исходящих документов. Описанные выше преимущества также реализованы в ней.
В программе Электронный журнал корреспонденции
регистрация входящих и исходящих документов осуществляется в картотеке документов. Активация режима электронной картотеки документов осуществляется выбором пункта главного меню программы "Регистрация - Картотека документов":
Внешний вид картотеки документов АС Электронный журнал корреспонденции имеет вид:
Подробно интерфейс картотеки документов (назначение отдельных элементов панели инструментов картотеки, контекстное меню картотеки, таблица данных) описан в руководстве пользователя в п. 3.2.1 - 3.2.3. () .
Для регистрации входящего или исходящего документа в электронной картотеке документов АС "Электронный журнал корреспонденции" необходимо нажать на панели инструментов кнопку "Функции - Новый". Программа откроет окно для регистрации документа:
В зависимости от выбора поля "Классификация корреспонденции" будет продолжена регистрация входящего или исходящего документа.
Для входящего документа регистрационная карточка имеет внешний вид:
После ввода сведений о входящем/исходящем документе в регистрационную карточку для завершения регистрации документа необходимо в панели инструментов нажать на кнопку "Сохранить F2" (существует альтернативный способ сохранения документов - клавиша клавиатуры F2).
После сохранения документа сведения о нем будут отражены в таблице данных электронной картотеки.
Более подробную информацию о регистрации корреспонденции в программе АС Электронный журнал корреспонденции см. Руководство пользователя п.3.2.4-3.2.10 (
Существуют различные формы журналов учета. Зачастую, программы для ведения учета предлагают громоздкий многооконный интерфейс, затрудняющий превоначальное освоение программы.
Работа с подобным журналом учета корреспонденции вынуждает пользователя постоянно выискивать необходимые для выполнения того или иного действия пункты меню, то и дело открывать и закрывать новые окна, по которым разбросан функционал программы.
Образец журнала регистрации входящих и исходящих документов - электронный журнал учета, представленный на нашем сайте, - обладает рядом достоинств. Характерное название для программы выбрано неслучайно. Удобный ЖУРНАЛ действительно удобен: практически все действия по ведению журнала регистрации происходят всего лишь в двух окнах - главном окне и окне редактирования письма.
В Удобном ЖУРНАЛЕ даже для внесения новых записей в связанные таблицы базы данных нет необходимости в открытии нового окна, хотя такая возможность также предусмотрена.
В структуре окна редактирования письма отражены особенности документооборота конкретного учреждения. На нашем сайте вы можете скачать программу учета в представленном виде. Но программа может быть также частично или полностью переделана в соответствии с требованиями Вашей организации .
Программа регистрации документов
Удобный Журнал XP
Главное окно
Главное окно электронного журнала регистрации входящих и исходящих документов представляет из себя таблицу, содержащую наиболее важную информацию по письмам.
Каждая строка журнала позволяет составить полное представление о конкретном письме.Действия, которые предполагается выполнить с выбранным письмом, находятся в непосредственном доступе в панели инструментов и дублируются в контекстном меню. Двойной щелчок левой кнопки мыши на строке с информацией о письме вызывает окно редактирования данного письма.
-
Окно редактирования письма имеет все инструменты для работы с полями таблиц реляционной базы данных, выбранной в соответствующем диалоге при начале работы с программой.
Вы можете вводить новые значения в связанные таблицы базы данных, не покидая текущее окно.
-
При запуске программы предоставляется возможность выбора базы данных, которая будет использоваться при работе. Можно работать с файлом формата Microsoft SQL Server Compact Edition версии 4 или непосредственно с сервером Microsoft SQL Server.
По умолчанию выбран файл формата Microsoft SQL Server Compact Edition, который поставляется вместе с программой "Удобный журнал" и находится в одной папке с исполнямым файлом UZh.exe. Таким образом, для начала работы с программой можно просто нажать в этом диалоговом окне кнопку "Открыть".
Также имеется возможность указать путь к файлу базы данных в ярлыке программы. Например, при использовании ключа -sqlcepath "C:\db\myBase.sdf" соответствующий путь будет указан в поле выбора файла базы данных при запуске программы.
Окно печати
Вывод на печать журнала регистрации писем осуществляется из главного окна программы.
При печати журнала учета можно выбрать записи для вывода на печать и применить центрирование таблицы на листе.Главное окно - Меню
Команды панели инструментов главного окна программы продублированы в контекстном меню.
При нажатии правой кнопки мыши осуществляется выбор строки, находящейся в данный момент под курсором.
Главное окно - Поиск по номеру письма
В главном окне реализована возможность поиска-фильтрации писем по входящему номеру.
В таблице будут отображены все письма, в номере которых содержатся введенные в поле поиска цифры.
Главное окно - Поиск по контрагенту
Кроме поиска по входящему номеру, есть также возможность поиска письма по наименованию клиента с автозаполнением строки поиска по первым буквам введеного слова.
Поиск оптимизирован и осуществляется не по всем имеющимся клиентам в соответствующей таблице базы данных, а только по тем, с которыми связаны конктретные письма.
Kонтрагенты
Возможность ввода новой записи в таблицы базы данных присутствует в самом окне "Редактирование письма": просто впишите необходимое значение в поле с выпадающим списком.
Если введенное значение отстутствует в базе данных, будет выведен запрос на сохранение, и, в случае подтверждения, новая запась появится в базе данных, и содержимое выпадающего списка будет соответственно обновлено.Окно редактирования письма - Поля
Измененные в процессе редактирования поля помечаются специальным значком.
Визуальный контроль введенных изменений значительно облегчает работу с формой редактирования письма.
Окно редактирования письма - Автозаполнение
В окне "Редактирование письма" реализовано автозаполнение исходящего номера.
В данном случае исходящий номер строится на основе входящего с учетом принятого в организации правила присваивания номеров.
Справочники
Окно, позволяющее редактировать записи таблицы базы данных, вызывается из окна "Редактирование письма" нажатием кнопки, расположенной справа от каждого поля с выпадающим списком. При работе с файлом базы данных SQL Server CE можно удалять записи без каких-либо ограничений. При работе с SQL Express можно удалять только не связанные по внешнему ключу записи.
Главное окно - Экспорт
В программе предусмотрен экспорт всего журнала или только выделенных записей в Excel. При выводе на печать также есть возможность выбора одной или нескольких записей.
На любом предприятии с крупным товарооборотом всегда возникают проблемы с ведением бизнес-документации, в частности, с ее хранением и обработкой. В подобных организациях важные бумаги накапливаются в кратчайшие сроки, поэтому через какое-то время становится актуальной проблема их хранения, а также накапливается совокупность дополнительных трудностей, таких как соблюдение необходимых условий для сохранности бумаг, их правильная систематизация и архивация.
Разумеется, уже давно прошли те времена, когда официальные документы накапливались на пыльных полках, теряясь в ворохе ненужной макулатуры. В наше время, благодаря развитию информационных технологий, для этого существуют специальные компьютерные программы и электронные системы. Например, «Регистрация документов организации 4.2» (можно скачать на www.araxgroup.ru), которая предназначена для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации. Благодаря ее умелому использованию, не возникает вопрос, что делать со старыми приказами и распоряжениями и как обеспечить их надежное хранение.
По каким принципам работает приложение: основные возможности
С помощью удобного и интуитивно понятного рядовому пользователю ПК приложения, можно максимально оперативно наладить учет актуальной документации на всех уровнях работы компании и в любом формате, а также создать необходимые отчеты. Система обеспечивает полный цикл работы с документом: от создания и отработки до сохранения в архив , поэтому можно с уверенностью сказать о полной автоматизации документооборота на предприятии и его конвертации в электронный формат. Теперь все процессы, связанные непосредственно с ведением документации на предприятии, не требуют тщательного и кропотливого контроля над выполнением тех или иных действий. Программа самостоятельно все сделает и напомнит о контрольных сроках документов.
Все актуальные бумаги, а также входящая/исходящая информация сохраняется в Журналах регистрации документов программы, поэтому найти необходимый документ не составит особого труда. Не доставит неудобств и распечатка электронного документа, ведь доступен любой современный формат – Word/ Writer, Excel /Calc – с возможностью продолжения файловой работы в «родных» приложениях.
Преимущества программы
Помимо возможности, использования собственного наглядного шаблона в виде карточки, программа дает пользователю следующие преимущества:
- настройка оповещений для уполномоченных должностных лиц индивидуально, с созданием напоминания в календарном виде;
- регламентированный доступ к программе в зависимости от уровня деятельности – от простого просмотра без права внесения изменений до административного контроля;
- создание отсканированных копий документации;
- настройка права доступа к журналам документов, возможность включения режима видимости только своих документов;
- поддержка сетевого режима работы для обеспечения продуктивной и комфортабельной работы в команде;
- отправка уведомлений посредством электронной почты или по внутренней почте программы;
- возможность хранения документации сразу нескольких фирм;
- осуществление быстрого анализа, редактирования и поиска по отдельным журнальным полям – программа автоматически сформирует нужные отчеты;
- интеграция с бесплатным сервером IP телефонии Asterisk, позволяющая находить актуальную информацию уже до снятия телефонной трубки.
Таким образом, усовершенствованная утилита «Регистрация документов организации 4.2 » позволит сформировать единое бизнес-пространство с простой, безопасной и надежной системой управления. А с помощью специального приложения для Android можно при любых обстоятельствах оставаться на связи, ознакомиться с входящими документами и отчитаться об исполнении, даже если под рукой находится только смартфон.
Программа для учета входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов организации.
Программный продукт может быть доработан на заказ с учетом потребностей вашей организации.
Сведения обо всей корреспонденции Вашей компании, а также внутренних документах (приказах, распоряжениях и так далее), находятся в одном месте – Журналах регистрации документов, и всегда можно легко найти нужный
Все сведения о каждом входящем, исходящем или внутреннем документе представлены наглядно в Карточке соответствующего документа
Формат номера документа Вы можете настроить так, как это принято в Вашем делопроизводстве
Вы не забудете в ежедневной рабочей суете про контрольный срок не исполненного документа! И перебирать кипу бумаг в поисках таких документов тоже не придется - программа напомнит Вам о них сама
Оповещения получат только уполномоченные должностные лица: настройка оповещений производится для каждого пользователя. А еще есть возможность посмотреть напоминания в виде календаря!
Для начала работы с программой Вам не придется вручную вводить документы за предыдущие годы - Вы сможете автоматически загрузить их из екселевского файла.
Удобная командная работа над документами обеспечена поддержкой режима работы по сети и возможностью разграничения прав. Доступ и работа с программой «Регистрация документов организации 4.7» строго регламентированы: реализованы три уровня доступа в зависимости от разрешенных пользователю функций – административный, пользовательский и только для просмотра (без права внесения изменений). Дополнительно имеется возможность более тонкой настройки доступа к журналам для каждого уровня доступа.
Поддержка работы со сканером позволит легко загружать в программу скан-копии оригиналов документов, есть возможность потокового сканирования при использовании сканера, поддерживающего автоматическую подачу листов.
Ответственные за исполнение документов должностные лица будут вовремя уведомлены о поступлении к ним новых заданий - в программе есть функции отправки уведомлений по e-mail с возможностью привязки файлов, хранения сообщений и поиска по ним
Ведение в одной программе документов любого количества фирм: вся информация по документам находится в одном месте, она доступна и удобно представлена
Функция "Видеть только свои документы" позволить разделить документы между исполнителями, исключив возможность просмотра и исправления чужих документов.
Для ежедневного автоматического архивирования файловых версий программ по времени можно использовать бесплатную утилиту Автоматическое архивирование файлов .
Для установки бесплатной версии программы:
*Поддержка продукта производится через Интернет.
Лицензия на 1 рабочее место стандартной (не SQL) версии программы предоставляется бесплатно, без ограничений.
Для приобретения дополнительных сетевых рабочих мест отправьте нам заявку на адрес This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , укажите в ней название Вашей компании, наименование продукта («Регистрация документов организации 4.7») и количество дополнительных рабочих мест, и мы вышлем Вам договор и счет.
Оплатите счет любым удобным Вам способом.
После оплаты пришлите по адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
подтверждение платежа (копию либо номер платежного поручения, дату и сумму платежа), и мы вышлем Вам регистрационный код и код активации.
Цена программы «Регистрация документов организации 4.7»
Базовая версия - 1 рабочее место - Бесплатно
Дополнительные рабочие места:
со 2-го до 5-го включительно - 4000 рублей за 1 рабочее место
со 6-го до 10-го включительно - 3000 рублей за 1 рабочее место
с 11-го до 20-го включительно - 2000 рублей за 1 рабочее место
с 21-го и больше - 1000 рублей за 1 рабочее место
Калькулятором расчета цены
0+1*4000=4000 руб.
0+4*4000+1*3000=19000 руб.
0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 руб.
* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет.
* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима "Диспетчерская"
Для организаций, которым требуется повышенная надежность хранения данных и безопасность доступа к информации, закрытие несанкционированного доступа к данным, возможное встроенное шифрование данных, возможность использования web клиента для просмотра документов и андроид приложения для уведомления исполнителей о поступлении документов и контроля исполнения документов, есть версии программы Регистрация документов организации для Microsoft SQL Server и PostgreSQL .
Для приобретения программы "Регистрация документов организации
"
версия SQL:
1. Скачайте демоверсию программы (установочный файл MS SQL Server и для PostgreSQL ) и установите программу.
2. Отправьте нам заявку на адрес This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , укажите в ней название Вашей компании, наименование продукта («Регистрация документов организации 4.7 версия MS SQL» или «Регистрация документов организации 4.7 версия PostgreSQL» ) и количество рабочих мест, и мы вышлем Вам договор и счет.
3. Оплатите счет любым удобным Вам способом.
4. После оплаты пришлите по адресу This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
подтверждение платежа (копию либо номер платежного поручения, дату и сумму платежа), и мы вышлем Вам регистрационный код и код активации.
Оригиналы документов (договор, акт приема-передачи прав использования, счет, накладная, лицензионное соглашение) отправляются по почте после оплаты.
Цена программы «Регистрация документов организации 4.7 версия MS SQL»
Базовая версия - 1 рабочее место - 8000 рублей
Дополнительные рабочие места:
со 2-го до 5-го включительно - 6000 рублей за 1 рабочее место
с 6-го до 10-го включительно - 5000 рублей за 1 рабочее место
с 11-го до 20-го включительно - 4000 рублей за 1 рабочее место
с 21-го и больше - 3000 рублей за 1 рабочее место
Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены
Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:
8000+1*6000=14000 руб.
Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:
8000+4*6000
+1*5000
=37000 руб.
Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:
8000
+4*6000
+5*5000+10*4000+5*3000=112000 руб.
При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.
* Срок действия лицензии не ограничен.
"Диспетчерская" 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.
PostgreSQL - это свободно распространяемый SQL сервер, являющийся достойной альтернативой коммерческому Microsoft SQL Server, СУБД PostgreSQL является особенно актуальной для государственных учреждений в рамках соответствия политике использования российских программных продуктов.
Цена программы «Регистрация документов организации 4.7 версия PostgreSQL»
Базовая версия - 1 рабочее место - 9000 рублей
Дополнительные рабочие места:
со 2-го до 5-го включительно - 7000 рублей за 1 рабочее место
с 6-го до 10-го включительно - 6000 рублей за 1 рабочее место
с 11-го до 20-го включительно - 5000 рублей за 1 рабочее место
с 21-го и больше - 4000 рублей за 1 рабочее место
Для расчета стоимости лицензий Вы можете воспользоваться Калькулятором расчета цены
Пример расчета стоимости для 2 рабочих мест:
9000+1*7000=16000 руб.
Пример расчета стоимости для 6 рабочих мест:
9000+4*7000
+1*6000
=43000 руб.
Пример расчета стоимости для 25 рабочих мест:
9000
+4*7000
+5*6000+10*5000+5*4000=137000 руб.
* Цена включает 1 год технической поддержки по телефону и через Интернет. При выборе опции продленного гарантийного обслуживания стоимость дополнительного года поддержки составляет 20% от стоимости лицензий.
* Срок действия лицензии не ограничен.
* Режим Диспетчерская лицензируется отдельно, стоимость лицензии на 1 год 4000 рублей. При включении режима "Диспетчерская" 1 месяц предоставляется бесплатно, стоимость не ограниченной по времени лицензии 12 000 руб.
Среди пользователей программы ГУП города Москвы «Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов», АКБ "Русский Трастовый банк", ООО "КБ Финанс Бизнес Банк", Коммерческий банк "РБА", ООО "Многопрофильная процессинговая компания", ОАО «Центромашпроект», ОАО "Красногорский завод "Электродвигатель", ГКУ РД «Дирекция единого госзаказчика-застройщика» города Махачкалы и многие другие.
Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.
Наибольшая экономическая эффективность достигается при централизованной системе учета, т. е. при сосредоточении всех регистрационных операций в одном месте, Централизация учета документов создает условия для однократной их регистрации и механизации отдельных операций. Централизованная система позволяет создать единый информационный центр предприятия, а также вести оперативный контроль за широким кругом документов. Структурные подразделения при этом освобождаются от многочисленных дублирующих операций.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. К этой же группе относится важнейшая внутренняя документация – приказы, протоколы, доклады и т. п. Регистрируется также ценная и заказная корреспонденция
На документы, не подлежащие регистрации, должен быть составлен специальный перечень. В перечень нерегистрируемых документов включают: документы, присылаемые для сведения; первичную документацию бухгалтерского учета все документы, фиксируемые в функциональных подразделениях в особых учетных формах и т. д. Перечень документов, не подлежащих регистрации, утверждается руководителем учреждения и включается в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству.
Рациональной работе по регистрации документов способствует применение единых способов ведения учетных форм фиксации учетных данных и индексации документов.
Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие исходящие номера Так, индекс 01/05/56 входящего документа включает: 01 – индекс структурного подразделения; 05 – номер дела по номенклатуре; 56 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.
В организациях с большим количеством корреспондентов можно использовать кодовые обозначения корреспондентов.
Внутренние распорядительные документы и протоколы, имеющие индивидуальный учет, как правило, получают в качестве индекса только порядковые номере с начала года. Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документу, а затем переносится на ответный документ.
В практической деятельности наибольшее распространение получили 2 формы регистрации документов – карточная и журнальная.
При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (через канцелярию, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом – до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.
Карточная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами начиная от их заполнения и кончая сортировкой.
Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и маршрутом движения. Инициативные и ответные документы, связанные единством индекса, регистрируются на одной карте, т. е. данные ответного документа будут зафиксированы в карте, на которой ранее был зарегистрирован инициативный документ.
После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, составляющие основу справочного аппарата к служебным документам.
Справочная картотека делится на 2 части: на неисполненные и исполненные документы. Первая часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения по корреспондентам, исполнителям или срокам исполнения. Вторая часть строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направление, функции, вопросы и участки работы данной организации. Схемой систематизации карточек может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации организации или структурного подразделения. Главный поисковый признак документа – его содержание. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел. Последовательность делений картотеки также определяется номенклатурой дел.
Карты из разделов первой части по мере исполнения документов с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. На некоторые специфические группы документов можно заводить отдельные картотеки, например картотеки приказов.
Подводя итоги: так как важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов, которая заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации, то необходимо владеть этой процедурой в совершенстве.
