Настройки в системе «1С: Управление небольшой фирмой»
Для того чтобы задействовать обмен данными нужно включить возможность использования обменов данными, если это еще не сделано. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройка и администрирование», выбрать в панели действий «Настройка сервисных функций» перейти на закладку «Обмен данными» и включить флаг «Использовать обмен данными».
Рисунок 1.1
После этого в разделе «Настройка и администрирование» в панели навигации появится пункт «Обмены данными». Далее нужно выбрать этот пункт в панели навигации и создать новый план обмена с конфигурацией «Бухгалтерия предприятия 2.0».
Рисунок 1.2
Откроется окно «Помощника создания обмена данными» . Помощник создания обмена данными предназначен для создания обмена данными между двумя информационными базами. При создании нового обмена данными будут определены следующие параметры обмена:
- Способ обмена данными с заданием настроек транспорта и проверкой работоспособности выбранного способа обмена;
- Ограничения миграции данных между парой обменивающихся информационных баз;
- Значения по умолчанию для использования при загрузке данных;
- Префикс информационной базы, если он не был задан ранее.
На заключительном шаге первого этапа настройки обмена будет предложено сохранить файл с настройками для второго этапа. В начале второго этапа следует выбрать файл с настройками и продолжить создание обмена во второй информационной базе.
На первом этапе настройке нужно выбрать переключатель «Шаг 1. Создать новый обмен данными» .
Рисунок 1.3
На втором этапе настройки нужно указать каталог, в который будет выгружаться файл с данными из «1С: Управление небольшой фирмой» . Здесь же можно задать параметры сжатия файла с данными.
Рисунок 1.4
Для того чтобы проверить корректность выбора каталога обмена нужно нажать кнопку «Проверить подключение».
Рисунок 1.5
На следующем этапе настройки обмена можно задать параметры обмена через FTP-ресурс. Если обмен через FTP не нужен, то этот шаг пропускаем.
Рисунок 1.6
Для проверки корректности настройки параметров обмена через FTP-ресурс нужно нажать кнопку «Проверить подключение» .
Рисунок 1.7
На следующем шаге необходимо задать название обмена, ограничения и значения по умолчанию. В ограничениях обмена можно указать, с какой даты выгружать документы и по каким организациям.
Если эти значения не задавать, то будут выгружаться документы с начала года по всем организациям.
Значения по умолчанию - это те значения, которые требуется подставить в документы в «1С: Бухгалтерии 2.0», но нет в «Управление небольшой фирмой», поэтому их нужно указать заранее в настройках обмена. Ограничения и значения по умолчанию можно будет впоследствии изменить.
Последовательность выполняемых действий приведена на рисунках 1.8 - 1.11.
Рисунок 1.8
Рисунок 1.9
Рисунок 1.10
После настройки необходимых параметров обмена нужно нажать кнопку «Далее» .
Рисунок 1.11
Появится информационное окно диалога, в котором приведены все выполненные ранее настройки.
Рисунок 1.12
Если сразу не нужно делать выгрузку, то флаг «Выполнить выгрузку данных сейчас» можно снять. После сохранения можно открыть данный обмен и выполнить дополнительные настройки.
Рекомендуется выполнить выгрузку данных для возможности последующего сопоставления объектов в конце второго этапа настройки. Тогда по окончании создания обмена данными будет открыт помощник интерактивного обмена данными.
Рисунок 1.13
Особенности настройки обмена в клиент-серверном варианте
При настройке обмена данными в клиент-серверном варианте информационной базы необходимо иметь в виду, что обмен данными выполняется на компьютере, на котором установлен сервер «1С: Предприятия». Необходимо убедиться, что путь каталога обмена информацией доступен для чтения и записи пользователю операционной системы, от имени которого запущен сервер «1С: Предприятия». Если это не так, то необходимо дать этому пользователю необходимые права, или выбрать другого пользователя для запуска сервера «1С: Предприятия» с необходимыми правами на каталог обмена. Эти же рекомендации актуальны и для доступа к ресурсам FTP и электронной почты.
В нашем сервисе реализовано несколько различных видов синхронизации данных:
- между двумя приложениями, работающими в режиме сервиса;
- между приложением сервиса и локальным приложением;
- между приложением сервиса и внешним сайтом;
- между приложением и программой-клиентом банка;
- синхронизация с "автономным рабочим местом", позволяющая организовать работу с данными приложения при отсутствии интернет-связи.
1.2.Зачем нужна синхронизация данных?
Давайте посмотрим, как работает синхронизация данных на примере двух приложений "1С:Управление небольшой фирмой" и "1С:Бухгалтерия 8" (далее будем использовать сокращения УНФ и БП). Сразу после настройки синхронизации будет автоматически осуществлен обмен данными справочников (в частности, Номенклатуры и Контрагентов ). Таким образом, во-первых, справочники двух приложений станут общими, а, во-вторых, из одного приложения в другое будут передаваться соответствующие документы.
Рассмотрим практический случай совместного использования УНФ и БП, чтобы проиллюстрировать, как сотрудники предприятия вместе могут работать в двух приложениях над одними и теми же данными. В частности, менеджеры обычно используют УНФ для оформления заказов, ввода информации о новых клиентах, а бухгалтеры в БП оперативно получают данные обо всех произведенных изменениях. Бухгалтеры, работая в БП, могут создавать новые документы по кассовым или банковским операциям, и эти документы будут сразу загружаться в УНФ.
Например, в УНФ, при оформлении продажи товара, менеджер создает новый документ Расходная накладная .
По истечении некоторого времени после того, как менеджер проведет документ (обычно, в пределах нескольких минут, в течение ближайшего сеанса синхронизации), данные из документа будут автоматически переданы в приложение БП.
В результате, в БП будет создан и автоматически проведен новый документ, соответствующий данному документу УНФ. В нашем примере, документу Расходная накладная из УНФ соответствует документ БП Реализация товаров и услуг . Таким образом, бухгалтер, работающий в БП, практически сразу увидит информацию о закупке и сможет работать с соответствующим документом.
Аналогично, из БП в УНФ будут мигрировать платежные документы, например, по уплате налогов и выплате зарплаты. В частности, при уплате налогов в БП бухгалтер создает документ Списание с расчетного счета и формирует Платежное поручение .
По завершении сеанса синхронизации в УНФ появляются соответствующие документы Платежное поручение и Расход со счета .
Приведем еще один пример. Работая в УНФ, менеджер по закупкам оформляет Заказ поставщику , готовит Приходную накладную и осуществляет оплату, создавая на основании Приходной накладной документ Расход со счета .
Данные о связи платежа с Заказом поставщику будут сохранены в УНФ. В то же время, все остальные данные о платеже попадут в приложение БП при очередном сеансе синхронизации, в результате которого в БП будет создан соответствующий документ Списание с расчетного счета .
Таким образом, при настроенной синхронизации, приложения УНФ и БП работают вместе, обеспечивая для сотрудников предприятия комфортную и эффективную среду.
1.3.Настройка синхронизации
Включение синхронизации в настоящее время производится из самого приложения (раздел Администрирование , команда Синхронизация данных на панели навигации).
Внимание! Перед настройкой синхронизации рекомендуется сохранить резервные копии синхронизируемых приложений. Для этого, в большинстве приложений, в разделе Администрирование на панели действий следует выбрать команду Сервис / Выгрузить данные в локальную версию .
В открывшемся списке Синхронизация данных с моими приложениями достаточно выбрать второе приложение (то, с которым вы хотите организовать обмен данными), нажать кнопку Настроить и далее следовать указаниям открывшегося Мастера синхронизации данных . Подробную пошаговую инструкцию по настройке обмена вы найдете в статье "Как настроить синхронизацию данных?" .
Спустя небольшое время после завершения настройки (в пределах нескольких минут) синхронизация заработает. Документы и записи справочников, которые вы вводите в одном из приложений, во время сеансов синхронизации данных будут передаваться в связанное приложение.
Наиболее простым будет вариант включения синхронизации, когда используются:
- одно рабочее приложение, в котором уже ведется учет (обычно это основное приложение, например, "1С:Управление небольшой фирмой");
- второе приложение - вновь созданное, т.е. пустое (например, "1С:Бухгалтерия 8").
Порядок выполнения синхронизации
Синхронизация данных между приложениями происходит в фоновом режиме (незаметно для пользователя), во время периодических сеансов обмена (частота синхронизации определяется администратором сервиса). Кроме того, обмен можно инициировать вручную в любом из двух приложений при помощи команды Синхронизировать все раздела Администрирование .
Примечание: Команда Синхронизировать все есть не во всех приложениях.
Механизм обмена, инициированный интерактивно пользователем, идентичен обмену, который запускается автоматически. Если для одного и того же приложения настроено несколько обменов, то они будут выполняться последовательно, друг за другом.
При каждом сеансе обмена происходит синхронизация данных только тех справочников и документов, для которых это предусмотрено планом обмена. Иными словами, одни справочники и документы двух приложений поддерживаются в одинаковом состоянии, а другие - нет.
Обмен данными при синхронизации приложений может быть, как двусторонним (когда данные мигрируют в обоих направлениях), так и односторонним (когда данные выгружаются только в одном направлении - из одного приложения во второе, например, из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в "1С:Отчетность предпринимателя").
Двусторонний обмен данными чаще всего не является симметричным. Например, из приложения "1С:Управление небольшой фирмой" в "1С:Бухгалтерию 8" передаются данные большинства документов и справочников, в то время как в обратном направлении мигрируют только данные платежных документов и данные ряда справочников (таких, как Номенклатура , Контрагенты ). Такая схема обмена предполагает, что основной учет ведется в приложении "1С:Управление небольшой фирмой", где сотрудники предприятия вводят информацию о закупках, продажах, производстве и т.д.
Таким образом, ввод данных в одном из приложений, для которых настроена синхронизация, является основным.
Получение информации о настроенной синхронизации
Просмотреть список приложений, для которых настроена синхронизация данных, можно в "Менеджере сервиса". Для этого следует выполнить следующие действия.
- На сайте 1cfresh.com на странице Мои приложения перейдите по ссылке Личный кабинет .
- В открывшемся "Менеджере сервиса" в списке Приложения нажмите кнопку Настройка .
- В появившемся меню выберите пункт Синхронизация данных между приложениями .
В результате откроется окно Синхронизация данных между приложениями со списком комбинаций приложений абонента, между которыми может быть настроен обмен данных. В этом списке пары приложений, для которых настроена синхронизация, будут сопровождаться меткой Синхронизация данных включена .
2.Загрузка и выгрузка данных в локальную версию приложения
Помимо динамической синхронизации, которая предусматривает периодический обмен данными, в приложениях имеются механизмы, позволяющие разово загрузить или выгрузить данные.
Имеется несколько вариантов выгрузки и загрузки:
- из локальной версии того же самого приложения (осуществляется из раздела Администрирование );
- из локальной версии другого приложения;
- из резервной копии вашего рабочего приложения, причем возможны варианты:
- резервная копия хранится в сервисе,
- резервная копия ранее выгружена на локальный компьютер в виде XML--файла;
- из электронных таблиц;
- из банковской программы или сервиса (их обычно называют "клиентом банка").
Рассмотрим типовые задачи, которые связаны с обменом данными между приложением в сервисе и локальной версией того же самого приложения, работающего на компьютере пользователя.
Если перед тем, как начать работу с приложением в сервисе, вы уже вели учет в локальной версии этого приложения, то все имеющиеся у вас данные можно с легкостью перенести в "облако", создав для этого новое приложение.
Внимание!
Загрузка данных с локального компьютера возможна только в новое приложение, создаваемое в сервисе. "Подгрузить" данные в существующее приложение нельзя.
Последовательность действий по загрузке данных из локальной версии приложения следующая
1. Откройте локальную информационную базу приложения, которую вы хотите перенести в сервис.
2. Перейдите к разделу Администрирование
и выберите команду Выгрузить данные для перехода в сервис
.
Примечание:
в разных приложениях точное наименование команды может немного отличаться.
3. Осуществите выгрузку данных, следуя указанием Мастера . В результате выгрузки, файл с данными информационной базы будет сохранен на диске вашего компьютера.
5. После сохранения файла на диск откройте сайт 1cfresh.com и на странице Мои приложения перейдите по ссылкеЛичный кабинет .
6. В открывшемся Менеджере сервиса в списке приложений нажмите кнопку Добавить .
7. В Мастере добавления приложений установите переключатель Загрузить данные из файла и нажмите кнопку Далее .
8. Введите наименование приложения, часовой пояс и определите расположение файла с данными, который был выгружен ранее из локальной версии (см. п.3).
9. После указания всех необходимых параметров, продолжите загрузку, нажав кнопку Далее
. В результате, в списке приложений появится новое приложение в статусе Новое
и возникнет окно с сообщением о том, что процесс загрузки начался. Можно закрыть это окно.
Примечание:
Если формат данных, выгруженных вами из локальной версии, не поддерживается, то создание приложения будет невозможно. В случае возникновения такой ситуации, при попытке создания приложения, будет выдано соответствующее сообщение об ошибке. В этом случае вам необходимо будет обновить локальное приложение и повторить выгрузку данных.
10. Дождитесь получения по электронной почте подтверждения окончания процесса загрузки. Это будет означать, что данные появились в новом приложении и с ним можно начинать работу (соответственно, его состояние изменится на Используется ).
Более подробная информация приведена в пошаговой инструкции и в обучающем (на примере загрузки из локальной версии "1С:Бухгалтерии 8", ред. 3.0).
2.2.Выгрузка данных из сервиса в локальное приложение
В любой момент вы можете выгрузить данные на локальный компьютер. Для этого откройте приложение в сервисе, перейдите в раздел Администрирование , воспользуйтесь командой Выгрузить данные в локальную версию и далее следуйте указаниям Мастера.
2.3.Сохранение резервных копий информационной базы на сервере
При работе в сервисе у пользователей часто возникают вопросы о периодической выгрузке данных с целью создания их резервных копий. Резервные копии можно хранить не только на своем локальном компьютере (как это описано ), но также и в "облаке", т.е. на сервере администратора сервиса. Восстановить данные из резервной копии (как локальной, так и "облачной") можно в любой момент, путем создания нового приложения в сервисе.
Подробную инструкцию по резервному копированию вы найдете .
2.4.Переход с предыдущей версии приложения
Для того чтобы загрузить данные из предыдущей версии приложения, можно воспользоваться универсальным способом: сначала обновить конфигурацию на локальном компьютере до текущей версии приложения, работающей в сервисе, а затем осуществить .
Наряду с этим, для "1С:Бухгалтерии 8" имеется ряд дополнительных возможностей.
Переход из "1С:Бухгалтерии 7.7"
Для перехода из локальной версии "1С:Бухгалтерия 7.7" на "1С:Бухгалтерия 8" ред. 3.0 имеется механизм, позволяющий автоматически загрузить данные из файла выгрузки. Файл выгрузки формируется в информационной базе на платформе "1С:Предприятие 7.7" Помощником перехода на 1С:Бухгалтерию 8 .
Подробная информация по загрузке данных приведена в инструкции на ИТС .
Переход из "1С:Бухгалтерии 8", ред. 2.0
Если перед вами стоит задача переноса данных в сервис из локальной "1С: Бухгалтерии 8" ред. 2.0, то вы можете воспользоваться соответствующей внешней обработкой .
Подробную пошаговую инструкцию по загрузке данных вы найдете .
2.5.Загрузка данных из электронной таблицы в "1С:Управление небольшой фирмой"
Для переноса данных из электронных таблиц, необходимо в Microsoft Excel или OpenOffice.org сохранить данные в формате CSV-файла, а затем, перейдя в УНФ, воспользоваться Мастером загрузки данных. Для вызова Мастера, в разделе Администрирование введите команду и затем следуйте его указаниям.
Процедура загрузки данных иллюстрируется обучающим .
2.6.Загрузка данных из "1С:Управления торговлей 10.3" в "1С:Управление небольшой фирмой"
Для того чтобы загрузить данные из локальной версии программы "1С:Управления торговлей 10.3", необходимо выполнить следующую последовательность действий.
- Выполните резервное копирование информационной базы конфигурации "Управление
торговлей" редакции 10.3. Если версия конфигурации "Управление торговлей" ниже
10.3.17, то проведите обновление конфигурации до указанной или более поздней
версии. - Выполните все регламентные процедуры в конфигурации "1С:Управление торговлей",
редакция 10.3 и выгрузите данные в файл. - Перейдите в сервис, в приложение УНФ.
- Убедитесь в том, что ИНН организации и ее наименование совпадает с выгруженными данными.
- В разделе Администрирование введите команду .
- В открывшемся диалоговом окне укажите внешний файл, в который была произведена выгрузка, и нажмите на кнопку Загрузить .
- После проведения загрузки убедитесь, что данные загружены корректно. Остатки
товаров, денежных средств и взаиморасчетов фиксируются документом Ввод
остатков . С помощью отчетов проверьте правильность выгрузки остатков в обеих
базах.
Внимание! При повторной загрузке остатков, данные в документах ввода остатков,
созданных конвертацией, заполняются заново.
3.Типовые сценарии совместного использования приложений
Рассмотрим, как работает синхронизация приложений в сервисе, разобрав конкретные практические примеры.
3.1.Синхронизация "1С:Управление небольшой фирмой" - "1С:Бухгалтерия 8"
Основным режимом совместной работы приложений УНФ и БП является ввод документов в приложении УНФ (в том числе, документов оплаты по заказам покупателей и поставщиков). В то же время, вводить данные о заработной плате и налоговых платежах чаще приходится в БП.
Порядок включения и использования обмена приведен в статье .
Организация начинает вести учет в УНФ, а для бухгалтерии и сдачи отчетности собирается использовать БП
Если организация только начинает работу в сервисе, собираясь использовать и УНФ и БП, то рекомендуется придерживаться следующего порядка работы.
- Создайте в сервисе новое приложение УНФ.
- Заполните в УНФ данные по начальным остаткам денежных средств на счетах и в кассе.
- Создайте новое (пустое) приложение БП.
- Настройте синхронизацию данных между созданными приложениями УНФ и БП.
- Дождитесь завершения первого сеанса обмена, при котором справочники из УНФ будут выгружены в БП.
В результате, информация, как о состоянии расчетных счетов и касс, так и об остатках товаров на складах будет поддерживаться в актуальном состоянии, одинаковом в обоих приложениях.
Организация ведет учет в БП и использует УНФ в "облаке" для оперативного учета
Еще один типичный сценарий:
- организация ведет бухучет в БП;
- принято решение организовать управленческий учет при помощи УНФ.
В этом случае следует действовать так.
Синхронизация локального УНФ и "облачного" БП
Синхронизацию этого типа необходимо настраивать в локальном приложении УНФ следующим образом.
3.2.Синхронизация "1С: Управление небольшой фирмой" - "1С: Отчетность предпринимателя"
Организация ведет учет в "облачном" УНФ, а для сдачи отчетности использует ОП
Синхронизация УНФ - ОП предполагает, что основной учет ведется в УНФ, где сотрудники предприятия вводят информацию о закупках, продажах, производстве и т.д., а приложение ОП используется для подготовки и сдачи регламентированной отчетности на основе введенных в УНФ платежных документов. Кроме того, из УНФ в ОП выгружается информация об организациях и их банковских счетах (из одноименных справочников УНФ).
Настройка синхронизации осуществляется в следующей последовательности.
Подробную информацию по обмену УНФ-ОП вы найдете в инструкции .
3.3.Синхронизация "1С:Управление небольшой фирмой" - внешний сайт
Обмен между УНФ и внешним сайтом (в частности, интернет-магазином), осуществляется по стандарту CommerceML 2.05 . Многие интернет-магазины поддерживают этот стандарт, поэтому интеграция с ними настраивается особенно просто (обычно, без необходимости редактирования кода).
Общая схема взаимодействия с сайтом выглядит следующим образом:
- Выгрузка на сайт информации о товарах, остатках и ценах.
- Регистрация на сайте заказов покупателей.
- Загрузка зарегистрированных заказов и их обработка в приложении УНФ.
- Передача изменений и статусов заказов (оплачен, отгружен и т.д.) на сайт.
Настройка обмена с сайтом осуществляется в следующей последовательности.
- Работая в УНФ, в разделе Предприятие выберите на панели навигации ссылку Настройки , в открывшемся диалоговом окне перейдите к Обмену данными и установите флажок проверки Использовать обмен с сайтами .
- Перейдите в раздел Администрирование , щелкните на панели навигации ссылку Обмены с сайтами и в списке Узлы обмена с сайтом создайте и настройте новый обмен с сайтом. Более подробную информацию вы найдете в инструкции .
3.4.Синхронизация "1С:Бухгалтерия 8" - локальная "1С: Зарплата и управление персоналом"
"1С:Зарплата и управления персоналом" используется для расчета зарплаты, а "1С:Бухгалтерия 8" - для ведения учета и сдачи отчетности
В приложении "1С:Бухгалтерия 8" поддерживается режим, при котором для расчета заработной платы и кадрового учета используется другая локальная программа, например, "1С:Зарплата и управление персоналом". При этом, обмен данными осуществляется через файл, подобно тому, как организован обмен с системой "клиент - банк" Организация начинает учет в УНФ, а для бухучета собирается использовать БП
Инструкцию по обмену данными вы найдете .
3.5.Синхронизация "1С:Бухгалтерия 8" - "1С-Камин: Зарплата" в "облаке"
"1С-Камин: Зарплата" используется для расчета зарплаты, а "1С:Бухгалтерия 8" - для ведения учета и сдачи отчетности
Данная синхронизация позволяет избежать двойного ввода документов и будет полезна тем организациям, которые "1С:Бухгалтерия 8". Иными словами, расчетчики заработной платы и кадровики работают в приложении "1С-КАМИН:Зарплата", а бухгалтеры используют приложение "1С:Бухгалтерия 8".
Процедура настройки синхронизации та же самая, что и для других приложений. В разделе Администрирование на панели навигации следует воспользоваться ссылкой Синхронизация данных и затем следовать указаниям Мастера.
Синхронизация является двусторонней и производится на уровне документов и справочной информации. Из приложения "1С-КАМИН:Зарплата" в приложение "1С:Бухгалтерия 8" мигрирует только регламентный документ Конец месяца , в котором сосредоточены итоговые суммы начислений и отчислений.
Из "1С:Бухгалтерии 8" в "1С-КАМИН:Зарплата" документы не переносятся. Возможна только обратная миграция справочников. Например, в приложении "1С:Бухгалтерия 8" вводится информация о сотрудниках, и эта информация мигрирует в приложение "1С-КАМИН:Зарплата".
При первоначальной настройке синхронизации происходит попытка автоматического сопоставления существующих данных в обоих приложениях и совершается перенос несопоставленных объектов в обе стороны. При последующих сеансах синхронизации, между приложениями будут передаваться только вновь созданные или измененные объекты.
При удалении в одном из приложений документов или справочников, для которых используется синхронизация, соответствующие им объекты в связанном приложении будут помечаться на удаление, но удаляться не будут. Для удаления вышеуказанных объектов необходимо будет выполнить команду Удаление помеченных объектов .
Более подробную инструкцию по обмену данными между приложениями 1С-Камин: Зарплата" и "1С:Бухгалтерия 8" вы найдете .
3.6."1С:Бухгалтерия 8": возможность работать через Интернет и локально в одной базе
В приложении "1С:Бухгалтерия 8" реализована возможность организации автономного рабочего места
, которое позволяет работать с данными, загружаемыми из сервиса, на локальном компьютере в периоды, когда интернет-соединение отсутствует.
Примечание:
для использования автономного рабочего места необходимо предварительно приобрести и установить локально на компьютере программу "1С:Бухгалтерия 8" ред. 3.0".
Для настройки автономного рабочего места, в разделе Администрирование
приложения "1С:Бухгалтерии 8" (в сервисе) предназначена форма Автономная работа
.
Порядок настройки автономного рабочего места следующий.
В дальнейшем, работать на данном компьютере можно будет:
- как автономно (без подключения к Интернету), редактируя данные на локальном компьютере,
- так и в "облаке", оперируя с данными, находящимися в сервисе.
Синхронизация данных между "облачной" и локальной информационной базой будет осуществляться по требованию пользователя (нажатием кнопки Синхронизовать ) или автоматически (в начале и/или конце работы с программой, а также, в случае включения соответствующей настройки - через определенные промежутки времени).
Приложение "1С:Управление небольшой фирмой" (далее УНФ) позволяет выполнять обмен с сайтами (интернет-магазинами), поддерживающими обмен по стандарту CommerceML 2.05 .
Данная возможность позволит повысить эффективность и производительности труда в вашей компании. Благодаря обмену данными, вы добьетесь существенного упрощения актуализации текущей информации на сайте, например, информации о наличии товаров и ценах.
Интеграция УНФ с сайтом позволяет:
- работать по всем заказам (сделанным на сайте, оформленным по телефону или в магазине) централизованно;
- поддерживать актуальность информации по товарам, представленной на сайте;
- исключить дополнительные затраты на дублирование информации и настройку коммуникации между сайтом и учетной системой;
- исключить дополнительные затраты на персонал для управления интернет-магазином.
Общая схема взаимодействия с сайтом.
Общая схема взаимодействия с сайтом выглядит следующим образом:
- Выгрузка на сайт информации о товарах, остатках и ценах .
- Регистрация на сайте заказов покупателей.
- Загрузка зарегистрированных заказов и их обработка в приложении УНФ.
- Передача изменений и статусов заказов (оплачен, отгружен и т.д.) на сайт.
Варианты обмена
Вашему вниманию представлено два варианта обмена с сайтом:
1. Обмен через Интернет по протоколу HTTP
При таком варианте настройка и инициализация обмена производятся в приложении УНФ. При этом, интеграция возможна с интернет-магазинами, поддерживающими обмен по стандарту CommerceML 2.05 и открытый протокол обмена с сайтом , опубликованные на сайте системы "1С:Предприятие 8".
Интеграция функционально делится на два блока:
- Выгрузка на сайт товарных предложений. Обеспечивает публикацию на сайте каталога номенклатурных позиций и информации о наличии товаров и ценах.
- Обмен информацией о заказах. Позволяет загружать с сайта в приложение УНФ данные о заказах покупателей и производить дальнейшую синхронизацию состава и статусов заказов.
Запуск обмена может выполняться, как интерактивно (вручную), так и автоматически, по установленному расписанию. При этом, из приложения УНФ возможен, как полный объем выгрузки, так и выгрузка только изменений, произошедших с момента последней удачной выгрузки. Выгрузка только измененных позиций обеспечивает высокую скорость выполнения обмена.
2. Обмен через web-сервис
При использовании данного варианта, обмен настраивается и производится на стороне сайта. В его основе лежит использование web-сервиса, позволяющего получать данные информационной базы. Данный сервис предоставляется приложением УНФ.
Такой вариант является дополнительной возможностью, позволяющей интегрировать с приложением УНФ сайты, которые не поддерживают обмен по протоколу обмена с сайтами .
Настройка обмена
Рассмотрим подробнее необходимые настройки для использования каждого из вышеперечисленных вариантов.
Общие настройки
Для начала использования функционала интеграции с сайтами необходимо перейти в раздел Администрирование и в форме Настройки установить опцию Обмен с сайтами . После этого на панели навигации раздела Администрирование появится пункт Обмены с сайтами , при нажатии на который открывается форма Узлы обмена с сайтами.
Рассмотрим порядок настройки обмена при использовании первого варианта (Обмен через интернет по протоколу HTTP ).
Создание нового обмена
В форме Узлы обмена с сайтами , по нажатию кнопки Создать , откроется Помощник по созданию обмена данными с web-сайтом, который подскажет, как за несколько шагов произвести все необходимые действия. На каждом шаге помощника содержится информация, описывающая предназначение каждой настройки.
Пройдем необходимые шаги настройки вместе.
1. Настройка режима обмена данными
На первом шаге помощника следует отметить пункты Выгружать товары и (или) Обмениваться заказами .
После выбора режима обмена данными нажмите Далее.
2. Установка настроек для подключения к web-сайту
На втором шаге помощника необходимо отметить пункт Обмен через интернет и указать адрес для подключения к сайту, имя и пароль пользователя. После этого можно проверить настройку соединения, нажав на кнопку Проверить соединение .
3. Настройка выгрузки номенклатуры
На третьем шаге помощника необходимо задать настройки для выгрузки номенклатуры (данная настройка отображается, если на первом шаге установлен флажок Выгружать товары ).
На этом шаге помощника нужно указать виды цен и группы номенклатуры, которые будут выгружаться на сайт. Если установить флажок Выгружать изображения номенклатуры , вместе с номенклатурой будут выгружены присоединенные изображения товаров.
Кроме этого, можно задать дополнительные отборы. Например, можно установить отбор по полю Остаток больше 0 и на сайт будут выгружаться только те товары, которые есть на остатках.
4. Настройки для обмена заказами покупателей
На четвертом шаге нужно указать настройки для обмена заказами (настройка отображается, если на первом шаге установлен флажок Обмениваться заказами ).
При загрузке заказов покупателей с сайта в приложение УНФ, новые элементы номенклатуры идентифицируются по наименованию, а контрагенты в соответствии с установленным способом поиска, который указывается в поле Способ загрузки контрагентов . Например, можно искать контрагентов по Наименованию или по ИНН + КПП . При этом, если контрагент не найден, он создается.
Если нет необходимости создавать новых контрагентов при загрузке заказов с сайта, в качестве значения поля Способ загрузки контрагентов можно указать Не создавать и в появившемся поле выбрать контрагента, который будет подставляться в загруженные заказы.
Кроме этого, в полях Группа для новой номенклатуры и Группа для новых контрагентов можно указать группы, в которые будут загружены ненайденная номенклатура и контрагенты.
5. Настройка расписания для автоматического обмена
На последнем шаге можно установить флажок использования автоматического обмена и задать расписание в открывшейся форме. Если автоматический обмен не требуется, никаких настроек делать не нужно.
После нажатия на кнопку Готово будет создан новый узел обмена с сайтом. При этом, если установлен флажок Выполнить обмен с web-сайтом при нажатии на кнопку “Готово”, будет автоматически запущен сеанс обмена с сайтом.
Помимо описанных настроек, подробную информацию по настройке и работе обмена можно получить из справки, вызываемой из формы Узлы обмена с сайтами.
Настройки при использовании варианта обмена через web-сервис
При использовании обмена через web-сервис, настройки со стороны приложения УНФ сводятся к получению адреса опубликованного web-сервиса. Обратите внимание, что механизм взаимодействия с web-сервисом должен быть реализован на стороне сайта.
Для получения адреса web-сервиса необходимо на втором шаге помощника установить значение переключателя Обмен через web-сервис и скопировать содержимое поля Адрес для подключения к web-сервису .
Более подробно ознакомиться с функционалом обмена через веб-сервис можно по ссылке .
Эта статья посвящена синхронизации товаров и заказов магазина с программлй 1С: Предприятие в конфигурации . Статья состоит из двух частей: первая являет собой инструкцию по настройке синхронизаци, вторая же часть описывает пример проведение синхронизации, попутно рассказывая о возможных проблемах и путях их решения.
Создание подключения
Итак, вы являетесь владельцем интернет-магазина на платформе InSales и пользователем 1С: Управление небольшой фирмой . Для успешной работы этой связки необходимо предпринять ряд дейсивий, первое из которых — собственно, "сообщить" программе 1С о том, что у вас есть магазин на платформе InSales и с ним необходимо вести синхронизацию. Это проходит в два этапа:
- Установка приложения Синхронизация с 1С в интернет-магазине InSales
- Настройка обмена с сайтом в 1С: Управление небольшой фирмой
Установка приложения
Для установки приложения необходимо в Бэк-офисе (далее БО) перейти в раздел Приложения , оттуда перейти в Центр приложений :
В открывшемся магащине приложений выберите приложение Синхронизация с 1С и установите его:
После установки приложения перейдите в него кликнув по названию:
В открывшемся приложении вы в самом верху увидите параметры соединения которые необходимо будет указать в программе 1С: Управление небольшой фирмой:
Настройка обмена в программе 1С
Как вы помните, на предыдущем шаге мы получили адрес, логин и пароль с помощью которых 1С: Управление небольшой фирмой может подключаться к нашему магазину и проводит синхронизацию. Рассмотрим теперь как занести эти данные в программу от 1С.
Для настройки 1С в главном меню слева выберите пункт Компания , в нем в разделе Настройки выберите пункт Интеграция с др. программами:
На открывшейся странице следует кликнуть "ссылку" , далее — Настройка обмена с сайтом . Вы перейдете на страницу управления узлами обмена с сайтами:
Нажмите кнопку Создать и откроется мастер создания подключений. Скорее всего вы захотите обмениваться как товарами, так и заказами, так что на первом шаге следует оставить обе галочки поставленными и нажать Далее . После этого откроется второй шаг, где нам и понадобятся данные о подключении, полученые в предыдущей части этой инструкции. Заполните поля (используя свои данные) так, как показано на картинке:
Следующие два шага можно оставить с настройками, предложенными по умолчания. Наконец, на пятом шаге вы можете включить автоматическую синхронизацию и нажать заветную клавишу Готово . Формально, на этом настройка синхронизации завершена.
Пример успешной синхронизации
В первой части мы успешно настроили связь программы 1С и интернет-магазина на платформе InSales. В то же время важно понимать, что 1С: Управление небольшой фирмой и InSales имеют разные требования к обрабатываемым данным и их архитектуре. Например, в то время как 1С можно иметь номенклатуры без указания цены, в InSales цена является обязательным полем и товары/модификации без цены синхронизированы не будут. В этой части мы рассмотрим успешную синхронизацию, удовлетворяющую всем требованиям обеих платформ и рассмотрим некоторые особенности синхронизации с 1С.
Первое, что нам необходимо сделать — создать в 1С тип цен для интернет-магазина. Для этого необходимо перейти из главного меню (слева) в раздел Продажи и выбрать пункт :
Создайте новую цену, её можно назвать, например, цена "Цена для интернет-магазина". Далее мы создадим товар с модификациями. Если честно, задача это не самая тривиальная. Для ее выполнения нам понадобится:
- Включить опцию Характеристики номкнклатур в программе 1С
- Включить характеристики номенклатур в некоторой (любой) категории
- В этой же категроии создать одно или несколько свойств
- Создать в этой же категории товар
- Включить для него возможность создания характеристик
- Создать для него одну или несколько характеристик
Подключение характеристик номенклатур
Для подключения характеристик номенклатур из главного меню перейдите в раздел Продажи и выберите пункт Еще больше возможностей в разделе Настройки . На открывшейся странице в разделе Закупки поставьте галочку возле пункта Характеристики номенклатур :
Теперь у вас в программе 1С включены характеристики номенклатур. Давайте создадим номенклатуру "Бытовая техника и электроника". Для этого в главном меню в разделе Компания необходимо выбрать пункт :
Оттуда перейдите в Категории номенклатур (крайний правый столбец).
Перейдите к созданию категории номенклатур. В открывшейся форме введите название категории и поставьте галочку Использовать характеристики :
Добавьте какое-либо свойство, например, свойство "Объем встроенной памяти" типа Строка .
Создание товара и синхронизация
В разделе рядом с пунктом Категории номенклатур есть, собственно, Номенклатуры . Перейдите к созданию новой номенклатуры и создайте, например, "Планшет" и запишите его:
Далее перейдите во вкладку Характеристики
и создайте две модификации: Plus с 64 Гб встроенной памяти и Pro со 128. Установите для каждой из них цену, например 20 000 и 25 000 соответственно. Обратите внимание, нужно верно указать вид цены:
Запишите номенклатуру, на этом ее создание окончено. Настало время для завершающего этапа — синхронизации. Для этого вернитесь в Узлы обмена с сайтом . Прежде чем начать обмен дважды кликните по настроенному узлу и в открывшемся окне настроек во вкладке Выгрузка товаров выберите Виды цен номенклатур и поставьте галочку напртоив "Цены для интернет-магазина".
Запишите изменения. Теперь все готово для вашей первой синхронизации. Для этого в соответствующем выпадающем списке выберите Выполнить полный обмен данными :
Теперь в БО в разделе Обмен данными в категории "1С Предприятие" появился новый товар с двумя модификациями: "Планшет".
Обратите внимание, что товар появился только на складе и не выставлен на витрину, вам необходимо самостоятельно сделать это. На данном этапе синхронизацию с 1С можно считать успешно завершенной.
Многие компании, начав пользоваться каким-то программным продуктом 1С, понимают, что им не подходит функционал данного приложения, и переходят на другую платформу. Чтобы имеющиеся данные не потерялись, их переносят, настраивая обмен между старой и новой программами. Многие организации задействуют в работе несколько разных конфигураций одновременно. Для высокой продуктивности и автоматизации рабочих процессов необходимо интегрировать все используемые конфигурации. Например, настроить обмен между УНФ и УНФ мобильным приложением, или между Бухгалтерией предприятия и Управлением торговлей. Программы 1С независимы и полностью регулируют все операции внутри. Синхронизацию же с другими приложениями нужно периодически поддерживать.
Настройка обмена в УНФ
Для переноса данных в программах на базе 1С применяются два вида операций:
Конвертация;
Синхронизация.
Конвертация происходит в два шага. На первом необходимо создать правила обмена УНФ, которые сравнивают содержимое журналов и документов программ, участвующих в обмене. Здесь возможно изменить параметры, указав необходимые описания, для внесения в файл. Это всевозможные журналы движения документов, различные регистры сведений. В результате мы получим XML файл, в котором описана система данных программ, участвующих в обмене. На втором шаге происходит сам перенос данных.
Конвертация более сложный процесс, чем синхронизация и для ее выполнения необходимо обладать глубокими знаниями о системе работы конфигураций 1С.
Синхронизация предполагает, что программы будут постоянно работать совместно. Поэтому справочники и документы из одного приложения периодически передаются другому и обратно. Главный плюс синхронизации – отсутствие лишней работы, такой как двойной ввод данных. Информация, хранящаяся в обеих программах, будет идентична, что поможет избежать путаницы при выполнении различных операций.
Настраиваем синхронизацию в Управлении небольшой фирмой. В настройках указываем «Интеграция с другими программами», и выбрать необходимый пункт, соответственно объекту, с которым будет происходить обмен, поставив галочку рядом с пунктом «Синхронизация данных»:
Синхронизация с программами 1С: Предприятие и РИБ;
Синхронизация с мобильным приложением;
Синхронизация с сайтом
Яндекс. Доставка.
При обмене с другими программными продуктами 1С «Настройка синхронизации данных» находит доступные объекты. Сначала определяется дата и организации (если в УНФ ведется учет по нескольким компаниям), затем выбирается платформа для обмена. В конце сервис устанавливает соответствие между объектами конфигураций.
Когда синхронизация будет установлена, обе программы смогут слаженно работать. В обеих и программах будут видны данные по проведенным, отредактированным, или помеченным на удаление документам.
Настраивая обмен, можно выбрать вид передачи данных. В автоматическом режиме программа сама отслеживает изменения, определяет необходимость обмена и производит его. В режиме ручного управления все эти операции выполняет пользователь. Это часто необходимо при обновлении одной из конфигураций.
Обмен между УТ11 и УНФ
При использовании в работе компании нескольких конфигураций, возникает потребность в обмене данных между ними. Стандартных правил для переноса данных из УТ11 в УНФ не существует, поэтому администраторы при осуществлении передачи данных должны разрабатывать собственные, подходящие под конкретную учетную политику. Обмен можно произвести двумя путями – с использованием промежуточного XML файла, и через подключение напрямую.
Перед началом обмена платформы необходимо подготовить. Проверить, совпадают ли в обеих программах:
Реквизиты «ИНН» организации;
Реквизиты «Наименование» организации;
Коды номенклатур.
В УТ необходимо провести документы по партиям, удалить все помеченные документы и закрыть кассовые смены. Обязательно сделать аудит товаров, оставшихся на складах, и если есть минусовые – внести изменения.
Если основная работа будет вестись в одной программе, то необходимо провести оформление документов купли — продажи.
После подготовки в УТ обращаемся к обработке«Перенос данных УТ – УНФ.epf» на панели меню (Файл/Открыть). Программа будет запрашивать дополнительную информацию. Наименование документа для сохранения данных. Календарную дату, начиная с которой информация по документам будет считаться актуальной.
При использовании функциональной клавиши «Выгрузить», программа сформирует все указанные данные в ранее выбранном файле.
Когда процесс обмена завершится, необходимо сверить информацию в базах, сформировав отчеты по взаиморасчетам, остаткам товаров и денежных средств. А так же нужно организовать перепроведение документов следующим путем:
Меню 1С;
Все функции;
Стандартные;
Проведение документов;
Провести ранее проведенные.
Выгрузку и дозагрузку можно производить постоянно, если при настройке синхронизации указать периоды передачи данных. Обмен происходит по уникальным определителям, то есть при повторном обмене информация не будет задваиваться.
Обмен между УНФ и мобильным приложением УНФ
Разработчики 1С, опираясь на потребности владельцев малого и среднего бизнеса создали мобильное приложение «1С:Управление небольшой фирмой». Оно нужно для компаний с выездными сотрудниками – торговыми представителями, замерщиками, и т.п. Специалист может на месте вносить изменения в программу, а в офисе, в режиме реального времени, эти данные будут отображаться на стационарной УНФ.
В центральной УНФ функционал вмещает большое количество объектов. В мобильном приложении гораздо меньше возможностей. УНФ и мобильное приложение УНФ обмениваются теми данными, которые содержатся в последнем.
Дополнительно с основными документами выгружаются остатки товаров. Мобильное приложение поддерживает не все документы движения товаров. Разница в остатках дописывается служебным документом ввода начальных остатков.
Картинки номенклатуры не участвуют в сеансах синхронизации. Загрузка картинок осуществляется в момент открытия карточки номенклатуры.
При синхронизации есть возможность отфильтровывать объекты по ответственным. Если включить данную опцию, то в мобильное приложение будут выгружаться только те объекты, в которых указан данный пользователь.
Если в мобильном приложении изменился документ с неподдерживаемыми мобильным приложением реквизитами, то такой документ не попадет в центральную базу.
В большой УНФ синхронизация с УНФ мобильной проходит по стандартному механизму. Здесь не используют специализированных конфигураций для правил. Обмен осуществляется по правилам обмена, заложенным в коде. Для передачи данных мобильное приложение формирует набор XDTO-объектов, которые сжимаются, записываются в регистр сведений и отправляются по очереди на основную УНФ.
Сам процесс передачи данных происходит в несколько этапов:
Сначала мобильное приложение подготавливает пакет данных для передачи;
Далее идет настройка синхронизации с объектом получения информации и собственно, сама отправка данных;
Основная УНФ обрабатывает полученные данные, преобразует их и подготавливает пакет данных для отправки на мобильную версию;
После получения, мобильное устройство получив пакет данных обрабатывает их. И отправляет следующий пакет данных.
Так происходит до тех пор, пока вся информация не будет передана. На случай кратковременного обрыва разработчики добавили функцию докачки пакетов.
Синхронизация на мобильном устройстве происходит в фоновом режиме.
Обмен между УНФ и БП 3.0
На многих предприятиях ведение управленческого учета производится в УНФ, а все бухгалтерские операции проводятся в программе 1С: Бухгалтерия предприятия. Получается, что работа специалистов по продажам и закупкам ведется отдельно от работы бухгалтеров. Но эти системы не могут существовать независимо друг от друга, поэтому в конфигурациях на базе 1С предусмотрен обмен данными между УНФ и БП 3.0, а так же БП 3.0, работающей в облачном сервисе 1С — Фреш.
В Бухгалтерию выгружается вся нормативно справочная документация из УНФ. При обратном обмене переносятся только документы учета денежных средств.
Для выгрузки данных необходимо наладить синхронизацию. Легче всего организовать обмен данными, при пустой одной пустой базе. Тут настройку необходимо проводить только в заполненной данными конфигурации. Чаще всего это УНФ.
Перед началом выгрузки необходимо подготовить обе базы к выгрузке документов:
Настроить учетные политики;
Завести организации, по которым будет идти выгрузка данных;
Удостовериться, что данные по организациям (реквизиты «Название», «ИНН», «КПП») идентичны;
Заполнить ИНН и КПП в справочнике контрагентов;
Заполнить артикулы в справочнике номенклатур;
Ввести начальные остатки (данная информация в выгрузку не попадает);
Создать резервные копии баз данных.
Если артикулы и коды в конфигурациях совпадают, то сравнение может происходить в автоматическом режиме. Если нет, то программное сопоставление невозможно, и необходимо сделать это вручную.
Если одна из платформ, участвующих в обмене новая, то нет необходимости в синхронизации данных по финансовым и номенклатурным документам. Следует удалить объекты этих справочников, которые были сформированы при первом заполнении базы данных.
Саму синхронизацию нужно производить в два этапа:
Настроить обмен в УНФ;
Настроить обмен в Бухгалтерии предприятия.
Правила работы в УНФ, описаны в первом разделе данной статьи. Кроме того, тут нужно указать префикс информационной базы.
Далее необходимо указать условия передачи данных. Предусматривается непосредственное подключение через интернет, либо передача данных через локальный каталог, или FTP- ресурс. Далее необходимо выбрать способ синхронизации, и еще раз перепроверить правильность выбранных настроек. Остается осуществить саму выгрузку. Файл с выгруженными данными необходимо сохранить.
Теперь нужно подготовить БП. Для начала в настройках администрирования необходимо установить галочку рядом с пунктом «Использовать синхронизацию данных». Здесь же требуется указать префикс, который совпадает с указанным в УНФ. Настраиваем выгрузку (Администрирование/Синхронизация/Настроить новую синхронизацию). Выбираем необходимую конфигурацию УНФ, из списка потенциально доступных к обмену.
При нажатии «Изменить правила выгрузки данных» появиться возможность корректировки. Тут можно указать дату запуска выгрузки, сделать фильтр по организациям.
Далее программа сопоставляет данные и выводит перечень, в котором указаны несоответствия по документам в конфигурациях. Следующим шагом выполняется загрузка. Для этого необходимо нажать «Выполнить загрузку данных».
Данные из файла, сформированного УНФ отправятся в БП и произойдет выгрузка данных. Для проведения обратного обмена в УНФ необходимо провести повторный обмен, нажав кнопку «Выполнить сейчас». После этого синхронизация будет завершена, и программа оповестит об окончании обмена.
Более подвижная база – Бухгалтерия предприятия. Законы меняются почти каждый день, соответственно меняются документы появляются обновления базы данных. При обновлении конфигурации меняются настройки обмена. То есть возможны сбои в синхронизации программ. Для того, чтобы этого избежать, нужно при обновлении БП повторно настраивать синхронизации, либо не обновлять приложения вовсе.
