Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки. Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
более высокая компактность архивов;
более простой контроль информационных потоков;
большая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Рисунок 45 – Модуль ЭЦП
Функционирование СЭД с ЭЦП обеспечивают четыре компонента: программно-аппаратный комплекс СЭД, имеющий в составе модуль “ЭЦП и шифрование”, программно-аппаратные комплексы службы штампов времени и удостоверяющего центра, а также несколько криптопровайдеров.
По общему мнению, собственноручная подпись на бумажном документе решает следующие задачи:
Убедить читателя в том, что человек, подписавший документ, сделал это сознательно (подпись достоверна);
Доказать, что именно этот человек, и никто другой, сознательно подписал документ (подпись неподдельна);
Будучи частью документа, защитить ее от мошеннического переноса в другой документ (подпись невозможно использовать повторно);
Защитить и сам документ (подписанный документ невозможно изменить);
Обеспечить материальность подписи и документа, гарантирующую, что человек, подписавший документ, не сможет утверждать впоследствии, что документ подписан не им (от подписи нельзя отказаться).
Однако, как показывает практика, собственноручная подпись на бумажном документе по самой своей природе оставляет лазейки для мошенников. Недаром для затруднения их действий на бланки документов наносят специальные защитные знаки, применяют нумерацию и скрепление листов, а кроме того, наряду с самой подписью используют собственноручное написание фамилии, имени, отчества на документе и т. п. Одним словом, при всех ее достоинствах собственноручная подпись обладает и целым рядом недостатков.
Как результат проникновения компьютерных технологий во все сферы человеческой деятельности возникла потребность реализовать аналог собственноручной подписи человека в электронном виде. Эта задача была успешно решена. В основе решения лежат разработанные в середине 1970-х гг. криптографические алгоритмы с открытым ключом, которые базируются на сложном математическом аппарате.
При этом ЭЦП устранила большинство проблем, свойственных подписи на бумажном документе, и обеспечила электронному документу следующие важнейшие характеристики:
-целостность - документ не может быть изменен после подписания;
Наиболее широкое применение сегодня ЭЦП находит в документационном обеспечении управления (ДОУ), в платежных системах, электронной торговле и бухгалтерии. Из перечисленных направлений наиболее востребованной и сложной является задача автоматизации ДОУ организаций - главная цель создания систем электронного документооборота (СЭД). Именно на нем мы и сосредоточим свое внимание в статье. Однако прежде необходимо уточнить, что понимается под использованием ЭЦП, имея в виду две основные его схемы:
Подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа . Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;
Использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа - при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.
Начиная работать с ЭЦП, пользователь делает запрос средствами СЭД на получение ключевой пары (а);
затем запрашивает сертификат для только что сгенерированного открытого ключа (б);
при необходимости подписать документ (только что созданный или полученный из СЭД) его данные передаются
в криптопровайдер для генерации ЭЦП, после чего на ЭЦП ставится штамп времени (в);
после получения документа из СЭД получатель передает его для проверки в криптопровайдер,
где проверяется не только сама ЭЦП, но также сертификат и штамп времени (г)
Рисунок 46 – ЭЦП в СЭД
Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:
- простота внесения изменений в документ;
- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
- возможность использовать заранее заготовленные формы;
- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
- экономия бумаги;
- более высокая компактность архивов;
- более простой контроль информационных потоков;
- большая скорость поиска и извлечения информации;
- возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
На рис 4 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.
электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на Рисунке 4.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на Рисунке 4.
Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?
Рисунок 6- Преимущества электронного документооборота
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.
Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.
В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.
Под юридической силой любого документа принято понимать способность материального носителя с зафиксированной на нем информацией самостоятельно или в сочетании с другими документами вызывать определенные юридические последствия. Именно юридическая сила документа определяет его правовое значение и возможность использования в качестве доказательства в суде.
ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет юридическую силу документа как свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Итак, юридическая сила документа трактуется как:
- 1) место в общей иерархии нормативных правовых актов
- (закон, постановление, указ, инструкция и т.д.);
- 2) обязательность, основанная на принципе законности;
- 3) компетенция органа, издавшего акт.
Помимо этого, во всех случаях документ должен быть оформлен в установленном порядке, а также исходить от лица, уполномоченного на его создание.
ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД "Электронные документы. Общие положения", введенный в действие приказом Ростехрегулирования от 22 июня 2006 г. № 119-ст , установил, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной . Причем в реквизитную часть могут вноситься и дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения электронного документа. Номенклатура дополнительных реквизитов и правила их удостоверения устанавливаются нормативными документами самого предприятия.
В связи с этим особое значение имеет прежде всего реквизитная часть любого документа. Рассмотрим ее подробнее.
Содержание документа и его юридическая форма всегда увязаны с определенными реквизитами, как правило, характеризующими субъектов, составивших и заверивших документ и позволяющих их идентифицировать. Реквизиты, в свою очередь, увязаны с внешней и внутренней формой представления документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет реквизит документа как обязательный элемент его официального оформления.
Ориентиром для правильного оформления документов и включения в их содержание необходимых атрибутов является ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения", утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549 . Среди реквизитов данный ГОСТ называет регистрационный номер документа; регистрационную дату; подпись (код) лица, ответственного за изготовление документа или утвердившего документ; содержание документа; наименование организации - создателя документа; местонахождение организации и др. Следует отметить, что ГОСТ 6.10.4-84 также допускает введение в документ на машинном носителе дополнительных реквизитов.
Существует постоянная часть реквизита документа (неизменная часть документа, наносимая при его изготовлении) и переменная часть реквизита (изменяемая часть реквизитов документа, вносимая при его заполнении).
Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет ничтожность или недействительность электронного документа. Если содержательная или реквизитная часть документа искажена, документ может быть сфальсифицирован. Такой неистинный документ в ряде случаев влечет неблагоприятные последствия для своего составителя или предъявителя. Например, в случае обнаружения фальсификации или подлога такого документа наступает негативная юридическая ответственность лиц, совершивших подобные действия. В частности, административная ответственность предусмотрена КоАП РФ в ст. 14.13 (фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов); ст. 19.23 (подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт); уголовная ответственность вытекает из ст. 186,187, 233, 292, 327 УК РФ.
Реквизиты традиционных документов . Юридическая сила официального документа обеспечивает наличие необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами для некоторых видов документов являются наличие самого текста, подпись, дата изготовления (составления), наименование организации - автора документа, код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), название документа, дата, индекс, текст, визы, подпись должностных лиц, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В зависимости от вида документа и процедуры его подготовки и оформления состав реквизитов может быть самым разным.
Реквизиты электронного документа . Электронный документ должен иметь более широкий спектр реквизитов, называемых метаданными, по сравнению с традиционными, бумажными документами. Это обусловлено тем, что современные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляя никаких следов на машинном носителе, поэтому, чтобы обеспечить достоверность электронного документа, нужны дополнительные как правовые, так и технические механизмы защиты. Обозначим лишь некоторые из них:
- 1) снабжение документа ЭП;
- 2) наличие иного аналога собственноручной подписи, например ЭГП, которая представляет собой электронный аналог традиционных печатей, штампов, собственноручных подписей (факсимиле). В частности, ЭГП может сразу ставиться в текстовый и графический документ редактора Word, не требуя дополнительного распечатывания и сканирования документа. Таким образом, документ, подписанный ЭГП, дополнительно защищается от редактирования и незаконного копирования;
- 3) подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции).
Реквизиты совместно с содержанием придают документу некоторую определенность и несут дополнительную информацию. Благодаря этим атрибутам документу придается волевая направленность; это происходит, например, в момент подписания сетевого договора сторонами. Реквизиты служат доказательством того, что информация, включаемая в содержание документа, подготовлена и зафиксирована на носителе именно тем лицом, от имени которого документ подписан и выпущен в гражданский оборот.
Анализ показал, что признаками юридической силы документа являются:
- 1) идентификация лица, подписавшего (составившего) документ;
- 2) наличие реквизитов (подписи, печати, другие выходные данные);
- 3) возможность использования документа в качестве доказательства в суде; документ с реквизитами способен удостоверять те или иные факты, что не позволяет его бесконтрольно менять, удалять сведения.
Итак, юридическая сила электронного документа определяется наличием необходимых атрибутов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению. Вместе с тем электронный документ имеет и свои специфические особенности, обусловленные иной технологией его изготовления и обращения. Основное отличие электронного документа в том и заключается, что в нем или на нем невозможно собственноручно письменно расписаться.
- ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД. Электронные документы. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.
- ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.
В последнее время все больше крупных организаций и предприятий переходят на ведение документооборота в цифровом виде. Конечно, это очень удобно и позволяет сэкономить значительное количество времени. Но при этом возникает серьезный вопрос: какова юридическая сила ?
От бумажного к электронному документообороту
В 2001 году вступил в силу Федеральный закон, регулирующий применение электронно-цифровой подписи. С этого момента многие организации изменили формат ведения документооборота: из бумажного в цифровой или смешанный. Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет.
В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой.
Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.
Реквизиты, определяющие юридическую силу
Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов.
- наименование вида документа (кроме писем);
- порядковый номер;
- наименование организации,
- дата регистрации;
- место разработки и подписания;
- электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).
Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе.
Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО. Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой.
Защита корреспонденции
Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен. Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:
- наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
- применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
- наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.
Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота.
Частные случаи
Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail. Этого может быть вполне достаточно для решения важных вопросов или уточнения информации. Однако в некоторых случаях требуется не просто отправить письмо по электронной почте, но и придать ему статус официального. Возникает вопрос, в данном случае является ли электронное письмо официальным документом.
Большинство крупных российских предприятий и организаций однозначно будут трактовать письмо как официальное. Однако для того, чтобы такое письмо действительно имело статус официального, требуется наличие на нем вышеуказанных реквизитов. Естественно, необходимую юридическую силу такому сообщению придаст наличие электронно-цифровой подписи.
В случае отсутствия таковой могут возникнуть некоторые сомнения в подлинности. Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.
Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия. Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.
Также надо учесть, что в законодательстве прописано ограничение: электронно-цифровая подпись признается аналогичной собственноручной только в случае, если законодательство не предусматривает наличие того или иного документа в бумажном виде. То есть когда электронно-цифровую подпись невозможно заменить собственноручной.
Что дальше?
Перспектива развития цифрового документооборота ясна. Наличие законодательного акта, который бы четко регулировал , облегчило бы юридические взаимоотношения, а потому в ближайшие годы продолжится активная разработка соответствующего международного и российского законодательства.
Технический прогресс выдвигает новые вызовы, требующие менять традиционные формы работы. В скором времени на электронный документооборот перейдет большинство предприятий социальной сферы, включая образование и здравоохранение. А потому ответом на этот вызов станут законодательно закрепленные нормы верификации цифровых документов.
